เปลี่ยนวันยุ่ง ให้เป็นวันยิ้ม ด้วยวิธีบริหารเวลาการทำงานแบบมืออาชีพ

ในหนึ่งวันเรามีเวลา 24 ชั่วโมงเท่ากันทุกคน แต่สำหรับการทำงานแล้วทำให้ใครหลายคนคงอยากจะขอซื้อเวลาเพิ่มมากกว่านี้ เมื่อต้องเจอกับปัญหางานล้นมือที่อาจทำให้เราทำงานไม่เสร็จทันเวลา หรือเพราะมัวแต่เคลียร์กับปัญหาจุกจิกจนทำให้เราใส่ใจกับงานหลักได้ไม่ดีเท่าที่ควร ซึ่งปัญหาเหล่านี้บางครั้งก็เป็นสิ่งที่เราหลีกเลี่ยงไม่ได้ แต่เราสามารถจัดการด้วยการวางแผนและบริหารเวลาเพื่อการทำงานที่มีประสิทธิภาพ

1. อย่าให้การทำงานขึ้นอยู่กับอารมณ์

   แน่นอนว่าการทำงานทุกอย่างย่อมมีกำหนดเวลาส่งงาน เราจึงไม่ควรใช้อารมณ์ตัดสินว่างานชิ้นไหนที่เราอยากทำ หรือไม่อยากทำมาก่อน รวมทั้งไม่ควรทำงานครึ่งๆ กลางๆ ตามอารมณ์ และมาเร่งปั่นงานให้เสร็จเมื่อใกล้เวลาส่งงานเพราะจะทำให้งานชิ้นนั้นออกมาได้ไม่ดี เนื่องจากเราไม่มีเวลาได้ทบทวน และตรวจทานอีกรอบ เพราะฉะนั้นการรู้จักปล่อยวางอารมณ์เป็นสิ่งที่เราควรทำเมื่อต้องทำงาน ซึ่งถ้าเราไม่มีความรู้สึกอยากทำงานจริงๆ หรือถ้าคิดงานไม่ออก อาจพักเบรคให้ตัวเองด้วยการออกไปเดินเล่นข้างนอกสักครู่ หรือการดื่มเครื่องดิ่มที่ชอบก็ช่วยผ่อนคลายอารมณ์ตึงเครียดได้ดีกว่าการนั่งจดจ่อกับงานแต่สมอง ร่างกาย และจิตใจไม่ได้อยู่ที่งาน

2. จัดลำดับความสำคัญของงาน

   หากเราอยากให้การทำงานให้มีประสิทธิภาพและสำเร็จลุล่วงไปได้นั้น สิ่งสำคัญคือการให้ความสำคัญกับงานแต่ละชิ้น และเรียงลำดับความสำคัญก่อนหลังของแต่ละชิ้นงานนั้นออกมาเป็นข้อๆ เพื่อให้เรามองเห็นภาพได้ชัดเจนขึ้น ซึ่งถ้างานที่ทำมีความสำคัญเท่ากันก็ให้เราจัดลำดับการทำงานแต่ละชิ้นตามกำหนดส่งงานก็จะช่วยให้เราเลือกหยิบงานมาทำได้ง่ายขึ้น ทั้งนี้ควรแยกระหว่างงานด่วนกับงานสำคัญด้วยก็จะทำให้เราสามารถทำงานได้เสร็จตามที่วางแผนไว้

3. ปิดโซเชียลทุกทางเพื่อโฟกัสกับงานที่ทำ

   การทำอะไรหลายๆ อย่างพร้อมกันในเวลาเดียวกันจะทำให้การทำงานของเราเป็นไปอย่างไม่เต็มที่ เพราะมีสมาธิในการจดจ่อกับงานที่ทำนั้นน้อยลง ดังนั้นหากเราสามารถทำงานในที่เงียบๆ ไม่มี Notifications จากโซเชียลมารบกวนเสียงดัง ก็จะทำให้เรามีสมาธิกับการทำงานมากขึ้น อีกทั้งยังช่วยลดเวลาการทำงานลงได้ด้วยเมื่อเราโฟกัสกับงานที่ทำเพียงอย่างเดียว

4. สร้าง Calendar ส่วนตัว

   วางแผนและจดลิสต์การทำงานที่ต้องทำในแต่ละวันเป็นประจำ โดยแตกรายละเอียดออกมาเป็นข้อๆ จัดลำดับตามความสำคัญ รวมถึงระยะเวลาของงานที่ต้องทำก่อน ซึ่งวันกำหนดส่งของแต่ละงานจะช่วยให้เราสามารถเรียงลำดับความสำคัญของงานต่างๆ ได้เป็นอย่างดี ทั้งนี้เราจะได้รู้ว่างานไหนต้องทำให้เสร็จภายในวันนั้น หรือสามารถเก็บไปทำวันถัดไปได้ ซึ่งการวางแผนด้วยการจดบันทึกไว้จะช่วยลดความกังวลเกี่ยวกับงานที่ต้องทำในแต่ละวันได้ รวมไปถึงวันต่อๆไปด้วย

5. ตั้งเป้าหมาย แรงบันดาลใจ และให้รางวัลกับตัวเองเมื่องานเสร็จ

   การสร้างเป้าหมายหรือแรงบันดาลใจในการทำงานแต่ละวันจะช่วยกำหนดเส้นทางให้เราโฟกัสกับงานที่มีอยู่ได้ง่ายขึ้น รวมถึงอยากทำให้งานชิ้นนั้น ๆ อย่างเช่น กำหนดงานแต่ละชิ้นที่ต้องทำให้เสร็จภายในวันนั้น โดยงานที่เหลืออาจแบ่งทำให้เสร็จตามกำหนดส่งงานได้ ซึ่งช่วยให้เรารู้ว่าต้องทำอะไรในแต่ละวัน โดยเราสามารถวัดผลและจับต้องได้เมื่อเราทำงานสำเร็จตามที่วางแผนไว้ และให้รางวัลกับตัวเองเล็กน้อย เพื่อเป็นแรงจูงใจในการทำงานครั้งต่อไป

การบริหารเวลาที่ดีจะช่วยให้เรามีการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ แต่ทั้งนี้เราไม่ควรกดดันตัวเองมากเกินไปหากผลลัพธ์ไม่ได้ออกมาตามที่ตั้งใจไว้ในครั้งแรก แต่หากเราฝึกบริหารเวลาอยู่เป็นประจำ รวมถึงใช้เวลาทำความคุ้นเคยกับงานต่างๆ ที่ต้องทำในแต่ละวันได้แล้วก็จะทำให้เราสามารถประเมินงาน ที่ต้องทำออกมาได้ ซึ่งงานที่ทำเสร็จนั้นจะเป็นงานที่มีคุณภาพ เพราะมาจากการวางแผนและบริหารเวลาการทำงานแบบมืออาชีพ ที่สำคัญสิ่งที่ต้องคำนึงอยู่เสมอ คือ ทำงานอย่างไรให้มีความสุข